Lỗ 1 — Cân đầu vào "du di": xe cát 10 tấn, chứng từ ghi 11 tấn — phần chênh chia nhau giữa tài xế và người nhận hàng. Dấu hiệu: kho hụt đều đặn so với sổ nhập; chứng từ bên bán luôn tròn số đẹp. Cách bịt: mọi xe vào đều qua cân của mình, số cân đối chiếu với chứng từ ngay trong ngày; tách người xác nhận hàng về khỏi người nhập kho — hai chữ ký, hai người, một con số máy ghi.
Lỗ 2 — Hao hụt "ăn" vào định mức: cấp phối quy định 350kg xi cho 1m³ M250 nhưng thực tế kho cứ hụt hơn thế, và không ai đối chiếu. Dấu hiệu: cuối tháng kiểm kho lệch vài tấn xi mà "không hiểu vì sao". Cách bịt: mỗi ngày đặt hai con số cạnh nhau — tổng vật tư theo định mức × sản lượng, và tổng thực xuất kho. Lệch quá ngưỡng là hỏi ngay hôm đó, đừng đợi cuối tháng.
Lỗ 3 — Mẻ trộn ngoài sổ: khách lẻ ghé mua vài khối, tiền mặt trao tay, mẻ trộn "không tồn tại" trong sổ. Dấu hiệu: số mẻ trên máy trộn nhảy cóc; vật tư hụt nhưng sản lượng sổ sách không tăng. Cách bịt: nhật ký mẻ liên tục — mẻ nào cũng có số thứ tự, ngày giờ, gắn với phiếu bán; số mẻ đứt quãng là câu hỏi phải có lời đáp.
Lỗ 4 — Giao hàng không ký nhận: đổ xong 8 khối, ba tháng sau khách bảo "hôm đó thiếu nửa khối" — không có chữ ký, phần thiệt thuộc về trạm. Dấu hiệu: tranh cãi khối lượng lặp lại với cùng vài khách. Cách bịt: phiếu giao có ký nhận tại chân công trình — giấy cũng được, điện tử càng tốt; kèm giờ xe đến, xe rời.
Lỗ 5 — Thu tiền mặt "ghi sau": nhân viên thu 50 triệu ở công trình, một tuần sau mới báo về 45. Dấu hiệu: khách nói "tôi trả rồi" mà sổ chưa thấy; phiếu thu viết tay ngày tháng lộn xộn. Cách bịt: nguyên tắc hai người — người ghi nhận khoản thu và người xác nhận là hai người khác nhau, khoản chưa xác nhận thì chưa trừ nợ khách.
Lỗ 6 — Sửa số không dấu vết: file Excel ai mở cũng sửa được — hôm nay 8 khối, mai thành 6, không ai biết ai đổi. Dấu hiệu: hai bản in cùng một sổ ra hai con số. Cách bịt: chốt sổ theo ngày, file khóa chỉnh sửa, mọi điều chỉnh ghi thành dòng mới kèm lý do — không sửa đè, không xóa. Đây là lỗ khó bịt nhất bằng tay, và là lý do các hệ thống quản lý dùng nhật ký niêm phong không sửa được.
Lỗ 7 — Nợ già trôi thành nợ mất: khoản nợ 3 tháng tuổi không ai nhắc, sang tháng thứ 6 gần như thành "chi phí". Dấu hiệu: hỏi "khách A nợ bao lâu rồi" — kế toán phải ngồi cộng lại mới trả lời được. Cách bịt: sổ công nợ có cột tuổi nợ, phân màu 0–30 / 31–60 / trên 60 ngày; mỗi sáng nhìn màu đỏ trước tiên. Đòi khi nợ còn trẻ — lúc khách còn cần mua chuyến tiếp theo.
Điểm chung của cả 7 cách bịt:
tách quyền + đối chiếu + dấu vết. Người ghi khác người duyệt; hai nguồn số đặt cạnh nhau; mọi thay đổi để lại vết. Ba nguyên tắc này làm bằng giấy cũng được — chỉ là tốn người và tốn kỷ luật. Phần mềm quản lý không phát minh ra nguyên tắc mới, nó chỉ làm ba việc đó
tự động và không thể lách — xem cách hệ thống áp dụng ở
nhập kho 2 giai đoạn và
công nợ có duyệt.